有給管理をExcelからSaaSに移行するメリット

Excelでの有給管理は、従業員が10名前後で、全員の入社月が近く、付与日を揃えているあいだは十分に機能します。破綻するのは規模が大きくなったときではなく、付与日が人ごとにバラバラになったときです。

この記事では、Excelが構造的に苦手な5つの場面と、移行先を選ぶときに確認すべき点を整理します。

まずExcelで足りるケース

先に、移行しなくてよい条件を書きます。

• 全員に同じ日（4月1日など）に一斉付与している
• 入社1年未満の従業員がいない、または毎年ほとんど増えない
• 半日単位・時間単位の取得を使っていない
• 有給の繰越が発生していない（毎年使い切っている）

このすべてに当てはまるなら、Excelのままで問題ありません。以下は、どれかが崩れたときに何が起きるかの話です。

Excelが構造的に苦手な5つの場面

1. 付与日が人ごとに違う

入社日を基準に付与している場合、付与日は入社日ごとに散らばります。100名いれば、年間で100回付与日が来ます。

「今月付与の対象者は誰か」を毎月手で拾い出すことになり、1人見落とすとその人だけ有給が足りない状態が1年続きます。表の行が増えるほど、抜けても気づけません。

2. 比例付与の判定が毎年変わる

週の所定労働日数が少ない従業員は比例付与になります。付与日数は勤続年数で増えるため、同じ人でも毎年変わります。

週3日勤務の方は勤続5年6か月で10日に到達し、その時点から年5日の取得義務の対象になります。この切り替わりは、勤続年数を毎年再計算しないと検知できません。VLOOKUPで表を引く方式にしていても、参照する勤続年数の更新を忘れると静かにずれます。

3. どの付与分から消化したかが追えない

これがExcelで最も再現しにくい部分です。

有給は古い付与分から順に消化するのが一般的な運用です。前年の繰越分から先に使えば、時効による消滅を防げます。ところが、この管理には次の情報が要ります。

• 付与分ごとの残日数（今年度分・前年度分をそれぞれ別に持つ）
• 取得1件ごとに、どの付与分から何日引いたか
• 半日取得（0.5日）の端数

残日数を1つのセルで持っている表では、この区別ができません。合計は合っていても、「あと何日で消滅するのか」が出せなくなります。

4. 2年の時効消滅

有給は付与から2年で時効消滅します。消滅日は付与分ごとに違うので、「いつ、誰の、何日が消えるか」は付与分ごとの残日数がわかっていないと計算できません。

3の問題が解けていないと、4も自動的に解けません。消滅してから気づくことになります。

5. 年5日の期限が年度末と一致しない

年5日の取得義務の期限は、その人に有給が付与された日から1年間です。会計年度の末日ではありません。

入社日基準の会社では期限が人ごとに違い、一斉付与の会社でも入社直後の初回だけは基準日がずれます。「年度末までに全員5日」という管理では、年度の途中で期限を迎える人を取りこぼします。

移行先を選ぶときに確認すること

Excelから移す場合、次の点を確認しておくと後戻りが減ります。

必要な機能だけを見ることをおすすめします。 打刻やシフト管理まで含む仕組みに乗り換えると、有給管理のために全社の勤怠運用を変えることになり、移行そのものが止まりがちです。

ヤスモの場合

ヤスモは、年5日の取得義務の管理に特化したツールです。打刻やシフトは扱いません。

• 付与日と付与日数を、入社日基準／一斉付与／初回付与の起点の設定にしたがって自動計算します（比例付与を含む）
• 消化は古い付与分から順に引き当てるため、付与分ごとの残日数と時効消滅までの日数がわかります
• 年5日の期限を従業員ごとに管理し、期限までの残り日数で並べ替えられます
• 年次有給休暇管理簿を、時季・日数・基準日を含む形で出力できます
• 既存のデータはCSVで取り込めます（過去の付与・取得を含めて移せます）

導入時点ですでに期限が過ぎていた分は、確認した記録としてまとめて残せます。Excelから移した直後に大量の「期限超過」が並んでも、1件ずつ処理する必要はありません。