有給管理のエクセルテンプレート（無料）

7つのシートでできること

はじめに

使い方と会社ごとの設定。付与方式（入社日基準か一斉付与か）を選び、法定の付与日数の表を確認できます。

従業員マスタ

従業員番号・氏名・入社日・週の所定労働日数・退職日を入れます。初回付与日は付与方式から自動で出ます。

付与記録

付与した実績を1行ずつ。何回目の付与かと目安の日数が自動で出るので、実際に付与した日数と見比べられます。

取得記録

取得の実績を1行ずつ。区分から日数が自動で出ます。時間単位の取得は年5日に数えないため入れません。

年5日進捗

直近の付与日を基準に、取得期限・期間内の取得日数・残り必要日数・期限までの日数を並べて表示します。

管理簿

従業員番号を選ぶと、その方の年次有給休暇管理簿を表示します。印刷してそのまま保存できます。

扱えないこと

エクセルの数式では再現しにくい項目と、その理由をまとめています。

入力する欄は青字、数式は黒字、会社ごとの設定は黄色の背景で分けています。 付与方式は「入社日基準」と「一斉付与」のどちらかを最初に1回だけ選びます。

エクセルでは扱えないこと

テンプレートの「扱えないこと」シートにも同じ内容を入れています。 数式では再現しにくい項目なので、先に知っておくと運用の見通しが立ちます。

• 古い付与分から順に消化する残日数を1つのセルで持つ限り、どの付与分から何日引いたかを保持できません。付与分ごとの残高と、取得1件ごとの引き当て履歴が必要になります。
• 2年の時効消滅がいつ・何日か付与分ごとの残日数がわからないと計算できません。上の項目が解けていないと、こちらも解けません。
• 付与の自動発生入社日基準では毎月どなたかの付与日が来ます。今月の対象者を拾う操作が毎月発生し、抜けても気づけません。
• 期限が近い方を横並びで見る期限は付与日から1年間で人ごとに違うため、並べ替えと絞り込みを毎回作り直すことになります。
• 期限を過ぎた分の確認記録確認したという事実と理由を、後から追える形で残す仕組みがエクセルにはありません。

ヤスモはこれらを自動で扱います。無料プランは人数の上限がなく、 打刻やシフトは扱いません。

この先に知りたくなること

• 有給の付与日数と年5日の取得期限を計算する：入社日と週の所定労働日数から、ログイン不要で計算できます。
• 年次有給休暇管理簿の作り方を読む：書く3項目と保存期間を、労働基準法施行規則の条文で確認しています。
• 年5日取得義務 確認シート（PDF）を受け取る：確認項目と従業員ごとの記入欄が入った A4 2枚です。